Firmar contratos de trabajo y anexos por SMS: cómo hacerlo bien
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Un contrato que empieza el lunes, un trabajador que está a 400 kilómetros y una gestoría que necesita el documento firmado hoy. La firma con papel convierte cada alta en una carrera; la firma certificada por SMS la resuelve en los dos minutos que se tarda en leer el documento.
Qué dice la norma laboral
- El contrato de trabajo puede celebrarse por escrito o de palabra (art. 8.1 del Estatuto de los Trabajadores), y cuando la ley exige forma escrita —temporales de más de cuatro semanas, tiempo parcial, prácticas, formación— la forma escrita electrónica vale: la Ley 6/2020 y el eIDAS (art. 25.1) impiden negar efectos a una firma por ser electrónica.
- El acuerdo de teletrabajo es obligatoriamente escrito (art. 6 de la Ley 10/2021): otro documento que puede firmarse por esta vía, con prueba de cuándo y por quién.
Cómo queda probado quién firmó
El trabajador recibe un SMS con enlace al documento, lo lee completo en el portal y firma introduciendo un código de un solo uso enviado a su móvil: la firma queda ligada al número de teléfono que la empresa ya tiene en el expediente del empleado. El expediente registra entrega, apertura, lectura, verificación del código y firma, con la huella criptográfica del PDF — si alguien presenta después «otra versión», se detecta.
Es firma electrónica simple, y lo decimos por delante: no goza de presunción legal alguna (la del art. 326.4 LEC está reservada a los servicios cualificados). Impugnada, se acredita con el expediente y pericial (art. 326.3 LEC) — que es exactamente lo que el expediente está diseñado para sostener.
Para qué lo usan los departamentos de personas
- Contratos y prórrogas de campaña, con volumen y prisa.
- Anexos: cambios de jornada, pactos de no competencia, cesión de imagen.
- Entrega documentada de políticas internas, código ético, información de prevención — donde lo que importa es probar que se comunicó.
- Recepción de equipos y EPIs.
La comunicación ordinaria con plantilla —turnos, avisos— no necesita certificado: para eso está el SMS normal o WhatsApp, a coste de mensajería. El certificado se reserva para lo que un día puede acabar delante de un juez.
Tres detalles operativos que preguntan las gestorías
El número del trabajador es la llave. El código de firma llega al móvil que la empresa declara al enviar el documento — el mismo del expediente del empleado. Si ese número cambia, actualízalo antes de enviar: la fuerza de la prueba está justo en ese vínculo.
El documento no viaja por SMS. El SMS lleva un enlace con caducidad a un portal seguro; el contrato completo se lee allí antes de firmar. Ni datos personales ni condiciones salariales pasan por un canal que se ve en la pantalla de bloqueo.
El certificado se verifica por terceros. El PDF de evidencias lleva un código de verificación pública: la gestoría, una inspección o un juzgado pueden comprobar su integridad en nuestra página de verificación sin pedirnos nada. Y el expediente registra también la caducidad si el trabajador no llegó a firmar — saber que NO se firmó, con fecha, también es información.
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